Wie kann ich Personalkosten berechnen, die wirklich förderfähig sind?

Du brauchst (1) die Gesamt-Personalkosten pro Person und (2) einen nachweisbaren Projektzeitanteil . Förderfähig ist dann: Kosten × Projektanteil .

Wie hoch ist der Fördersatz?

Standard sind 25 % , für KMU (bei Erfüllung der Kriterien und Antrag) 35 % .

Geht das auch, wenn mein Unternehmen keinen Gewinn macht?

Ja. Wenn die Forschungszulage höher ist als die Steuer, wird der Differenzbetrag in der Regel ausgezahlt .

Wo beantrage ich die Bescheinigung für mein Vorhaben?

Bei der BSFZ über das offizielle Portal: https://www.bescheinigung-forschungszulage.de/

Forschungszulage Personalkosten: Wie kann ich Personalkosten für Innovationsprojekte fördern lassen?

Q: Welche Personalkosten sind bei der Forschungszulage förderfähig?

Förderfähig sind vor allem lohnsteuerpflichtige Löhne/Gehälter der Mitarbeitenden im Innovationsvorhaben plus bestimmte Arbeitgeberleistungen zur Zukunftssicherung (z. B. relevante Sozialversicherungsanteile).

Datum: 6. Februar 2026•Autor: Erich Lehmann

TL;DR – Zusammenfassung

TL;DR: Mit der Forschungszulage können Unternehmen in Deutschland Personalkosten für Innovationsprojekte steuerlich fördern lassen: in der Regel 25 %, für KMU 35 %. Seit 01.01.2026 liegt die maximale Bemessungsgrundlage bei 12 Mio. € pro Jah4. Personalkosten sind meist der größte Hebel – wenn sie korrekt abgegrenzt, dokumentiert und prüfbar berechnet werden.

Warum dieser Artikel wichtig ist (und was viele unterschätzen)

In der Praxis scheitert die Förderung selten an der Idee – sondern daran, dass Kosten und speziell auch Personalkosten nicht sauber dem Innovationsvorhaben zugeordnet oder nicht prüfungssicher dokumentiert werden. Wer hier sauber arbeitet, holt oft schnell fünf- bis sechsstellige Beträge zurück – auch wenn das Unternehmen gerade keine Gewinne macht (Auszahlung/Erstattung ist möglich, wenn die Zulage die Steuer übersteigt).

Welche Personalkosten sind bei der Forschungszulage förderfähig?

Für die Forschungszulage Personalkosten zählen vor allem:

Löhne und Gehälter (lohnsteuerpflichtig) von Mitarbeitenden, die im begünstigten Vorhaben tätig sind
Zukunftssicherungsleistungen des Arbeitgebers (typischerweise Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, soweit begünstigt)
(für bestimmte Konstellationen) Eigenleistungen bei Einzelunternehmen/Mitunternehmerschaften mit gesetzlich festgelegtem Stundensatz

Wichtig: Entscheidend ist nicht Jobtitel oder Abteilung, sondern die tatsächliche Tätigkeit im Innovationsvorhaben.

Forschungszulage Personalkosten berechnen: So ermittelst du den förderfähigen Anteil

Die Berechnung folgt in der Praxis einem klaren Prinzip:

Gesamt-Personalkosten pro Mitarbeiter im Wirtschaftsjahr bestimmen (Brutto + förderfähige Arbeitgeberbestandteile).
Projektanteil ermitteln: Wie viel der Arbeitszeit entfiel nachweisbar auf das begünstigte Innovationsvorhaben?
Daraus ergibt sich die förderfähige Bemessungsgrundlage pro Person:

förderfähige Personalkosten = Gesamt-Personalkosten × Projektzeitanteil

Auf die Summe wendest du den Fördersatz an:

Standard: 25 %
KMU (auf Antrag/bei Erfüllung der Kriterien): 35 %

Mini-Beispiel für nach der Änderung im März 2024 (ein Mitarbeiter)

Gesamt-Personalkosten: 80.000 €
Projektanteil: 60 %
Förderfähige Personalkosten: 48.000 €
Forschungszulage: 25 % = 12.000 € (KMU: 35 % = 16.800 €)

Welche Grenzen und Änderungen solltest du kennen?

(Stand 2026)

Für die Planung ist das wichtig:

Maximale Bemessungsgrundlage:
seit 28.03.2024: 10 Mio. € pro Jahr
ab 01.01.2026: 12 Mio. € pro Jahr
Maximale Zulage pro Jahr (aus der Bemessungsgrundlage):
seit 28.03.2024: bis 2,5 Mio. € (KMU: 3,5 Mio. €)
ab 01.01.2026: bis 3,0 Mio. € (KMU: 4,2 Mio. €)
Eigenleistung (Unternehmerstunden):
ab 01.01.2026: 100 € / Stunde (bei max. 40 Std./Woche, nur für bestimmte Personengruppen)

Dokumentation: Ohne Nachweise keine sichere Personalkosten-Förderung

Damit Personalkosten anerkannt werden, braucht es eine plausible, konsistente und prüfbare Grundlage – typischerweise:

nachvollziehbare Tätigkeitsabgrenzung (was ist „Innovation im Projekt“ vs. Routine/Support?)
Zeiterfassung oder gleichwertige interne Aufzeichnungen (projektbezogen)
Lohnunterlagen (als Basis der Personalkosten)
klare Projektstruktur (Arbeitspakete/Meilensteine), damit der Zeitanteil logisch erklärbar ist

Unterlagen, um Personalkosten berechnen und belegen zu können: Zeiterfassung, Lohnkonto, Projektstruktur.

Wenn du gerade erst startest: Auf dieforschungszulage.de findest du praxisnahe Leitfäden, wie du Innovationsvorhaben sauber strukturierst und Kosten korrekt zuordnest.

Antrag & Ablauf: In zwei Stufen (BSFZ + Finanzamt)

Die Forschungszulage läuft zweistufig:

Bescheinigung des Innovationsvorhabens bei der BSFZ (online):

Offizielles Portal: https://www.bescheinigung-forschungszulage.de/

Danach Antrag auf Forschungszulage beim Finanzamt (elektronisch, nach Ablauf des Wirtschaftsjahres).

Gut zu wissen: Die Zulage wird auf die Steuerschuld angerechnet – und ausgezahlt, wenn sie höher ist als die festgesetzte Steuer.

Warum die Forschungszulage (gerade bei Personalkosten) so attraktiv ist

Planbar: Personalkosten sind regelmäßig, gut belegbar und der größte Kostenblock in Innovationsprojekten.
Liquiditätswirksam: auch für Start-ups/Unternehmen in Verlustphasen.
Skalierbar: durch die hohen Bemessungsgrenzen (ab 2026 bis 12 Mio. €).

Fragen & Antworten (FAQ)

Hier geht es zu unseren Guides rund um Antrag und Förderung